Zowel de rechtstreekse als de onrechtstreekse bekostiging van de deelname van beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector zijn onderworpen aan de voorafgaande visumprocedure.

Er bestaan bijgevolg twee vormen van sponsoring:

Sponsoring van deelnemers aan een wetenschappelijke bijeenkomst (V1)

Het gaat om de situatie waarbij een onderneming de kosten van beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector voor haar rekening neemt om deze toe te laten deel te nemen aan een wetenschappelijke bijeenkomst (inschrijving, transport, overnachtingen en/of maatijden).

De sponsoring van deelnemers kan op een RECHTSTREEKSE of ONRECHTSTREEKSE wijze gebeuren:

  • indien de onderneming de kosten rechtstreeks voor haar rekening neemt, is het dan aan de onderneming om de visumaanvraag in te dienen voor de deelnemers die zij sponsort;
  • indien de onderneming de deelnemers via een organisatie uit de gezondheidszorg sponsort (ziekenhuis, wetenschappelijke vereniging, enz.), dan wordt de visumaanvraag hetzij door de onderneming, hetzij gezamenlijk door de onderneming en de organisatie uit de gezondheidszorg, ingediend.

Hoe dan ook moet het verkregen visumnummer vervolgens in alle correspondentie met deze deelnemers vermeld worden om hen toe te laten het bestaan van het visum na te gaan. Dit is cruciaal, aangezien zij strafrechtelijk medeverantwoordelijk zijn met de onderneming voor de naleving van de visumprocedure.

Zie ook onze brochure over de indirecte sponsoring en onze Handleiding over de gezamenlijke indiening van een visumaanvraag.

Sponsoring van de organisator van een wetenschappelijke bijeenkomst (V2)

Het gaat om de situatie waarbij een of meerdere ondernemingen de organisator van een wetenschappelijke bijeenkomst sponsoren door bijvoorbeeld de kosten van brochures, badges, enz. voor hun rekening te nemen.

In dit geval is het de taak van de wetenschappelijke organisator van de bijeenkomst om de visumaanvraag in te dienen en daarin alle sponsors van zijn bijeenkomst te vermelden. Het verkregen visumnummer moet vervolgens in alle correspondentie met de sponsors vermeld worden om hen in te lichten dat het voorstel van aangeboden sponsoring in overeenstemming is met de wettelijke en deontologische bepalingen. Het visum moet immers verkregen worden voor de storting van de geldbedragen aan de organisator. De sponsors zijn solidair verantwoordelijk met de organisator voor het naleven van de visumplicht.

De onderneming die daarnaast bepaalde deelnemers uitnodigt, moet een aparte visumaanvraag indienen die los staat van de gegroepeerde visumaanvraag voor de sponsoring van de organisator.