Het gaat om de wettelijke formulering van artikel 10 van de Geneesmiddelenwet.

Hieronder worden de twee volgende gevallen bedoeld:

  • Het wetenschappelijke programma van de bijeenkomst verloopt over meerdere opeenvolgende kalenderdagen. Vb.: het begint op dag A en eindigt op dag B.
  • Het wetenschappelijke programma van de bijeenkomst verloopt slechts over één kalenderdag (of minder) maar vereist een overnachting om het te kunnen volgen vermits de bijeenkomst plaatsvindt in het buitenland. Vb.: een bijeenkomst begint in Parijs om 8u00 en eindigt om 16u00. De deelnemers moeten de avond voordien toekomen om ‘s ochtends op tijd aanwezig te kunnen zijn. Het geheel van de bijeenkomst verloopt aldus over meerdere opeenvolgende kalenderdagen, ondanks het feit dat het programma minder dan een dag duurt.

Indien een onderneming een wetenschappelijke bijeenkomst organiseert die minder dan een dag duurt, waarbij er enkel een diner of lunch wordt aangeboden en die in het buitenland plaatsvindt omdat er op dat moment een ander congres plaatsvindt waarop alle deelnemers reeds aanwezig zijn, dan is deze wetenschappelijke bijeenkomst niet visumplichtig indien:

  • het verloopt over minder dan een kalenderdag,
  • volledig losstaat van het congres dat op dezelfde locatie plaatsvindt en waarvan de agenda op voorhand (dit is voorafgaand aan het congres dat tegelijkertijd plaatsvindt) werd vastgelegd en de uitnodigingen op voorhand werden verstuurd,
  • een internationaal publiek betreft,
  • waarbij de onderneming enkel een maaltijd aanbiedt.

Let wel: in dergelijk geval dient omzendbrief nr. 622 van 1 december 2015 van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten te worden gerespecteerd. Deze omzendbrief bepaalt namelijk het volgende: “In totaal, wordt maximaal 20 euro gastvrijheid per persoon per volledig uur wetenschappelijke manifestatie toegestaan, met een maximum van 40 euro per lunch en 80 euro per diner (alles inbegrepen: o.a. maaltijd, alle dranken, BTW, huur van de zaal, etc.).”

Gaat het daarentegen om de sponsoring van enkel maaltijden tijdens een congres, zie dan FAQ 8.4.