Il s’agit de la formulation reprise dans l’article 10 de la loi sur les médicaments.

Elle couvre deux cas de figure:

  • le programme scientifique de la manifestation se déroule sur plusieurs jours calendrier consécutifs. Ex.: il commence le jour A et se termine le jour B
  • le programme scientifique de la manifestation se déroule sur un seul jour calendrier (ou moins) mais nécessite une nuitée pour être suivi, parce que la manifestation a lieu à l’étranger. Ex.: une manifestation commence à Paris à 8h00 et se termine à 16h00. Les participants doivent arriver la veille pour être à l’heure le lendemain. L’ensemble de la manifestation se déroule donc sur plusieurs jours calendrier consécutifs, malgré que le programme dure moins d’un jour.

Votre entreprise organise une manifestation scientifique qui dure moins d’un jour, lors de laquelle seul un diner/lunch est offert et qui a lieu à l’étranger parce que se déroule à ce moment-là un congrès auquel tous les participants sont déjà présents. Faut-il un visa pour cette manifestation?

Cette manifestation scientifique n’est pas soumise à l’obligation de visa si :

  • elle se déroule sur moins d’un jour calendrier
  • elle est totalement indépendante du congrès qui a lieu au même endroit
  • son programme scientifique est préparé à l’avance et les invitations sont envoyées à l’avance
  • elle concerne un public international
  • l’entreprise offre uniquement un repas.

Attention: dans un tel cas, la Circulaire n° 622 du 1er décembre 2015 de l’Agence Fédérale des Médicaments et Produits de Santé doit être respectée. Cette Circulaire prévoit entre autres ce qui suit : « Un maximum de 20 euros d’hospitalité par personne et par heure complète de manifestation scientifique est autorisé au total, avec cependant un maximum de 40 euros pour un lunch et de 80 euros pour une souper (tout compris : e.a. repas, toutes les boissons, TVA, location de salle, etc.) ».

Si, par contre, uniquement des repas sont offerts pendant un congrès, voir FAQ 8.4.