Si vous avez obtenu un visa et que votre projet de sponsoring subit une modification substantielle entre le moment auquel la demande originale a été présentée et celui de l’organisation de la manifestation scientifique, il est alors nécessaire de soumettre une nouvelle demande de visa (art. 22.1 du Code de déontologie).

Dans cette situation, la nouvelle demande peut être introduite au plus tard le sixième jour ouvrable précédant le jour du début de la manifestation scientifique (art. 17.4 du Code de déontologie).

De manière générale, est considérée comme substantielle toute modification dont on peut raisonnablement estimer qu’elle doit être prise en considération par le Bureau des visas pour pouvoir prendre une décision en pleine connaissance de cause (art. 22.2 du Code de déontologie).

En voici quelques exemples, non exhaustifs:

V1 – Sponsoring de participants

  • le coût du transport augmente de 50% ou plus (tout en restant dans des montants raisonnables), ou la classe de transport change
  • le nombre de participants sponsorisés
    • augmente de plus de 3 personnes (situation où vous avez obtenu un visa pour minimum 4 personnes) et le sponsoring offert est identique
    • double ou plus (situation où vous avez obtenu un visa pour 1 à 3 personnes) et le sponsoring offert est identique
    • augmente (indépendamment du nombre) et le sponsoring offert diffère pour le ou les participants ajoutés
  • le sponsoring est étendu à d’autres postes de frais que ceux mentionnés dans la demande de visa originale (ajout des frais de transport, des nuitées, etc.)
  • les heures d’arrivée ou de départ sont modifiées de manière importante (à voir au cas par cas) alors que l’entreprise sponsorise les frais de transport et ce, même si cette différence d’horaires n’a pas d’impact sur le coût du transport
  • le programme scientifique est modifié
  • l’entreprise sponsorise une ou plusieurs nuitée(s) en plus
  • le lieu de la manifestation change
  • les dates de la manifestation sont modifiées et cette modification a un impact sur le sponsoring
  • en cas de demande de visa collectif concernant plusieurs manifestations identiques, l’augmentation du nombre de fois que la manifestation aura lieu

V2 – Sponsoring de l’organisateur

  • modification substantielle du budget:
    • sponsor(s) supplémentaire(s)*
    • poste de frais supplémentaire (ex.: ajout d’une activité sociale)
    • etc.
  • le programme scientifique est modifié
  • le lieu de la manifestation change
  • les dates de la manifestation sont modifiées et cette modification a un impact sur le sponsoring.

* (!) Le numéro de visa groupé obtenu par l’organisateur couvre uniquement les entreprises mentionnées dans la demande de visa et ensuite dans la décision. Si un ou plusieurs sponsors se présentent ultérieurement, leur sponsoring doit faire l’objet d’une nouvelle demande de visa (modification substantielle). Cette demande peut être introduite soit par l’organisateur, soit par l’entreprise elle-même. Dans cette dernière hypothèse, l’entreprise doit mentionner le numéro de dossier de l’organisateur dans le formulaire de demande de visa afin de permettre au Bureau des visas de lier les différents dossiers.