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Frequently Asked Questions

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Les médecins, pharmaciens, infirmiers, vétérinaires, dentistes, bandagistes, opticiens, directeurs d’hôpitaux, responsables achats dans les hôpitaux, podologues, sages-femmes, responsables de laboratoires, ingénieurs biomédicaux, grossistes, kinésithérapeutes, nutritionnistes, techniciens hospitaliers, psychologues cliniques, etc.

Autrement dit, l’ensemble des professionnels du secteur de la santé qui

  • distribuent, achètent (ou préparent à l’achat), prescrivent, recommandent, délivrent ou administrent des médicaments et/ou
  • distribuent, achètent (ou préparent à l’achat), louent (ou préparent à la location), recommandent, utilisent ou prescrivent des dispositifs médicaux,
  • en ce compris les institutions dans lesquelles une ou plusieurs de ces actions ont lieu.
Oui, s’il s’agit d’un professionnel du secteur de la santé.
En principe non, sauf si le professionnel en question exerce son activité professionnelle sur le territoire belge.

Les entreprises qui en Belgique

  • fabriquent, importent, livrent et/ou distribuent des médicaments et/ou
  • sont titulaires d’une autorisation de mise sur le marché ou d’enregistrement des médicaments et/ou
  • fabriquent, importent, livrent, distribuent et/ou louent des dispositifs médicaux et/ou
  • sont titulaires d’un marquage CE pour un dispositif médical

et

  • qui invitent ou sponsorisent un ou plusieurs professionnels du secteur de la santé exerçant son activité sur le territoire belge à participer à une manifestation à caractère scientifique.

Autrement dit, sont concerné(e)s:

  • tant les entreprises du secteur pharmaceutiques que celles du secteur des dispositifs médicaux
  • tant les entreprises belges que celles situées à l’étranger
  • tant les fabricants que les distributeurs, grossistes ou importateurs.

Oui, un visa est nécessaire dès qu’un professionnel du secteur de la santé exerçant son activité sur le territoire belge est invité ou sponsorisé par une entreprise du secteur pharmaceutique ou des dispositifs médicaux, qu’elle soit établie en Belgique ou à l’étranger.

Il s’agit de la formulation reprise dans l’article 10 de la loi sur les médicaments.

Elle couvre deux cas de figure:

  • le programme scientifique de la manifestation se déroule sur plusieurs jours calendrier consécutifs. Ex.: il commence le jour A et se termine le jour B
  • le programme scientifique de la manifestation se déroule sur un seul jour calendrier (ou moins) mais nécessite une nuitée pour être suivi, parce que la manifestation a lieu à l’étranger. Ex.: une manifestation commence à Paris à 8h00 et se termine à 16h00. Les participants doivent arriver la veille pour être à l’heure le lendemain. L’ensemble de la manifestation se déroule donc sur plusieurs jours calendrier consécutifs, malgré que le programme dure moins d’un jour.

Votre entreprise organise une manifestation scientifique qui dure moins d’un jour, lors de laquelle seul un diner/lunch est offert et qui a lieu à l’étranger parce que se déroule à ce moment-là un congrès auquel tous les participants sont déjà présents. Faut-il un visa pour cette manifestation?

Cette manifestation scientifique n’est pas soumise à l’obligation de visa si :

  • elle se déroule sur moins d’un jour calendrier
  • elle est totalement indépendante du congrès qui a lieu au même endroit
  • son programme scientifique est préparé à l’avance et les invitations sont envoyées à l’avance
  • elle concerne un public international
  • l’entreprise offre uniquement un repas.

Attention: dans un tel cas, la Circulaire n° 622 du 1er décembre 2015 de l’Agence Fédérale des Médicaments et Produits de Santé doit être respectée. Cette Circulaire prévoit entre autres ce qui suit : « Un maximum de 20 euros d’hospitalité par personne et par heure complète de manifestation scientifique est autorisé au total, avec cependant un maximum de 40 euros pour un lunch et de 80 euros pour une souper (tout compris : e.a. repas, toutes les boissons, TVA, location de salle, etc.) ».

Un programme scientifique est détaillé lorsqu’il contient cumulativement, par journée :

  • Un horaire détaillé: pas uniquement de 9h à 12h et de 13h à 17h, mais bien par 20 ou 30 minutes par exemple, y inclus la date à laquelle la manifestation a lieu.
  • Un contenu détaillé : pas uniquement le type de sessions mais aussi le titre des exposés scientifiques et, si possible, le nom des orateurs. Il doit clairement ressortir de ce contenu de quoi il s’agit. S’il y a trop de jargon ou trop d’abréviations peu communes, il convient de les expliquer pour que le Bureau des visas soit en mesure d’exercer ses missions de contrôles correctement.

Attention: seuls les programmes qui présentent un caractère exclusivement scientifique cadrant avec les sciences médicales et pharmaceutiques peuvent être sponsorisés (voir à cet égard la FAQ 5.1).

Oui, à condition que ce programme soit détaillé par journée tant en termes de contenu que d’emploi du temps.

L’entreprise peut introduire sa demande de visa, à condition d’y joindre les éléments suivants:

  • le programme préliminaire disponible au jour de l’introduction de la demande de visa
  • le programme détaillé de l’édition précédente
  • et une confirmation par l’organisateur (par email) ou par l’entreprise de la date à laquelle le programme détaillé sera disponible. Cette date doit être de moins de trois mois avant la manifestation. Dans le cas contraire, il convient d’attendre la publication du programme détaillé pour introduire la demande de visa.

Après avoir obtenu un visa sur cette base, il relève de la responsabilité de l’entreprise de vérifier, une fois le programme détaillé disponible, qu’il est en tous points similaire au programme détaillé de l’édition précédente. Si tel ne devait pas être le cas, il conviendra d’introduire une nouvelle demande pour cause de modification substantielle.

Le système susmentionné ne s’applique cependant pas:

  • aux manifestations qui ont lieu pour la première fois
  • aux manifestations organisées par une entreprise
  • aux demandes de visa concernant le sponsoring d’organisateurs scientifiques (V2).

Dans ces hypothèses, il convient d’attendre de disposer du programme détaillé (qu’il soit préliminaire ou définitif) pour introduire la demande de visa.

En ce qui concerne les réunions d’investigateurs, il est important d’expliquer brièvement dans la demande de visa (ou en annexe) en quoi consiste l’essai clinique, quel est son objet. Si des abréviations (non courantes) sont utilisées dans l’aperçu du programme, il convient d’en donner la signification. Certains programmes de réunions d’investigateurs sont en effet tellement ‘codés’ que le Bureau des visas n’est pas en mesure de vérifier que la manifestation présente un caractère exclusivement scientifique.

Si la manifestation scientifique est organisée par une entreprise (ou par un tiers à la demande d’une entreprise), aucune activité sociale ou culturelle ne peut être organisée, même si les professionnels du secteur de la santé en supportent le coût.

Si la manifestation scientifique est organisée par des professionnels du secteur de la santé ou d’autres associations indépendantes de l’industrie, une activité sociale ou culturelle peut être organisée, à condition que:

  • cette activité ne fasse pas partie du programme scientifique (elle ne peut pas avoir lieu pendant la journée, mais à l’issue du programme, par exemple en soirée) et
  • cette activité sociale ou culturelle soit financée par d’autres sources de revenus que le sponsoring émanant de l’industrie des médicaments ou dispositifs médicaux.

Pour tout type de manifestation présentant un caractère exclusivement scientifique: congrès international, réunion d’investigateurs, réunion d’experts, life surgery meeting, symposium local, réunion de staff dans un hôpital, cours pratique, etc.

Certains sujets, présentations ou workshops peuvent être intéressants pour les professionnels participant mais n’entrent pas dans le cadre de la science médicale ou pharmaceutique. Il en va, par exemple, ainsi pour les explications et les workshops portant sur les aspects financiers, fiscaux ou sociaux inhérents à la gestion d’un cabinet ou encore des sessions « train the trainer ». Si de telles activités sont organisées, elles doivent également s’accompagner d’activités scientifiques telles que susvisées occupant effectivement la majeure partie de chaque journée de la manifestation.

Pour présenter un caractère exclusivement scientifique, les activités de nature scientifique doivent en outre toujours occuper la plus grande partie de chaque journée de la manifestation, depuis l’arrivée sur place jusqu’au moment du départ. Une journée doit prévoir au minimum six heures d’activités scientifiques (hors pauses), pendant les heures normales de bureaux (et donc pas par exemple 7h – 13h). Pour le premier jour et le dernier jour, trois heures peuvent suffire pour permettre les arrivées et départs.

Les visites d’usine ne sont pas autorisées, à l’exception des cas suivants :

  • product training ou procedure training de dispositifs médicaux qui peuvent avoir lieu uniquement dans l’usine au vu de l’infrastructure ou expertise spécifique qui s’y trouve ;
  • dans le cas d’une importante valeur ajoutée pour les professionnels participant, qu’il convient de motiver de manière détaillée. Cette motivation doit notamment expliquer pourquoi les exposés scientifiques ne peuvent pas avoir lieu en Belgique. Par ailleurs, si des exposés théoriques sont prévus, ces derniers doivent représenter en durée maximum 1/3 du programme, à défaut de quoi le déplacement à l’étranger n’est pas justifié pour la durée totale de la réunion.

Oui. Il convient d’utiliser le formulaire de demande de visa « V2 » intitulé « sponsoring de l’organisateur d’une manifestation scientifique ».

Oui. Il s’agit d’une autre forme de sponsoring, à savoir le sponsoring de « participants » (et non de l’organisateur), qui doit faire l’objet d’une demande de visa spécifique au moyen du formulaire de demande de visa « V1 » intitulé « sponsoring de participants à une manifestation scientifique ».

Oui, si la manifestation est organisée par une association (ou au nom d’une association) gérée par une majorité de professionnels du secteur de la santé exerçant leur art en Belgique.

Un budget comprend au minimum deux colonnes: les rentrées et les dépenses. Les rentrées reprennent les inscriptions à la manifestation (une estimation préalable), le sponsoring de l’industrie, les subsides éventuels, fonds propres éventuels, etc. La colonne dépenses énumère l’ensemble des dépenses de la manifestation, détaillées par poste de frais et les montants y afférents. Pour un modèle de budget détaillé, cliquez ici.

Si la seule source de revenus est le sponsoring provenant des entreprises et que tous les frais sont donc couverts par ces fonds de l’industrie, alors l’hospitalité offerte (repas, nuitées, etc.) doit respecter les montants maxima dont question à la FAQ 8.1 et aucune activité sociale ou culturelle ne pourra être prévue.

Pas nécessairement. L’organisateur déclare en tout état de cause dans la demande de visa que le bénéfice éventuel réalisé sera affecté conformément à l’article 10 de la loi du 25 mars 1964 sur les médicaments.

Oui, mais les professionnels du secteur de la santé doivent alors prendre la nuitée et le souper supplémentaires à leur charge dans la mesure où il est possible d’arriver à Paris le matin même (au départ de Bruxelles par ex. avec le Thalys de 7h37 ou 8h15) et à temps pour le début de la manifestation (sauf motivation particulière dans la demande de visa). Le même raisonnement s’applique pour des destinations telles que Amsterdam, Londres, etc.

Les dates d’arrivée et de départ doivent coïncider le plus possible avec l’ouverture et la clôture de la manifestation scientifique. Le choix d’un vol direct qui fait revenir le professionnel du secteur de la santé plus tard que le vol indirect n’est donc acceptable que dans la mesure où le vol indirect ne constitue pas une alternative raisonnable (ex.: le vol indirect arrive à destination en milieu de nuit).

Oui, mais les professionnels du secteur de la santé doivent alors prendre la nuitée et le souper supplémentaires à leur charge dans la mesure où – sauf justification et motivation raisonnable – il est raisonnablement possible d’être rentrés chez eux la veille avant minuit.

Oui. Maximum 40 EUR pour un lunch (boissons comprises), 80 EUR pour un dîner (boissons comprises) et 250 EUR pour une nuitée (petit déjeuner et taxes incluses).

Conformément à l’article 5.2 du Code de déontologie de Mdeon, l’hospitalité offerte doit strictement être limitée à la durée officielle de la manifestation scientifique. Cela signifie qu’un repas peut uniquement être offert s’il précède immédiatement le début des activités scientifiques ou suit immédiatement la fin des activités scientifiques.

Exemples:

  • il est permis d’offrir un repas à l’issue d’une réunion à l’étranger s’il est impossible de revenir sur la Belgique ce jour-là et si le souper coïncide avec la fin du programme scientifique (si le programme se termine déjà en début d’après-midi, le souper ne pourra pas être offert).
  • si un programme scientifique commence un lundi à 11h00 mais que les professionnels du secteur de la santé invités doivent arriver la veille au soir parce qu’il est impossible d’arriver le matin même du début des activités scientifiques, alors la nuitée pourra être offerte le dimanche soir mais par le repas étant donné qu’il ne précède pas directement le début des activités scientifiques. Il en serait autrement si les activités scientifiques commençaient dès 8h30 le lundi.

Non, parce que le sponsoring doit à titre principal concerner les activités scientifiques, ce qui n’est pas le cas lorsque l’entreprise n’offre que des repas. Il convient en premier lieu d’offrir quelque chose qui est nécessaire pour participer à la manifestation scientifique (nuitée, déplacement ou inscription) ; si un repas est offert en sus, il reste alors accessoire par rapport à l’objectif principal. Le Bureau des visas fait cependant une exception pour les repas offerts pendant un satellite symposium qui est organisé par l’entreprise elle-même et qui figure sur le programme scientifique officiel du congrès.

Seules les activités à caractère scientifique peuvent être sponsorisées. Si l’inscription à une manifestation organisée par des professionnels du secteur de la santé inclut cependant le coût d’une activité sociale (les réceptions ou repas ne sont pas considérés comme tel, contrairement à une visite de la ville, un spectacle ou autre), deux options sont possibles :

  • l’entreprise ne sponsorise pas l’inscription,
  • l’entreprise sponsorise l’inscription mais soustrait le coût de l’activité sociale du montant de l’inscription offert. La rubrique B.4 du formulaire de demande de visa donne cette possibilité. Si l’organisateur de la manifestation n’a pas chiffré le coût de l’activité sociale, il convient d’effectuer une estimation raisonnable.

Lorsque la manifestation est organisée par une entreprise, il convient de mentionner séparément l’hospitalité dans les cases ad hoc de la rubrique B.4 du formulaire de demande de visa (lunch, diner, transport et nuitées). Le solde de l’inscription reste dans la case ‘inscription’. En d’autres termes, l’entreprise ne peut pas mentionner uniquement un « forfait » par participant.

Lorsque la manifestation est organisée par des tiers et que le droit d’inscription inclut de l’hospitalité, il convient d’être attentif à éviter les ‘doubles emplois’, à savoir par exemple l’offre de repas qui sont déjà compris dans l’inscription (par exemple un « lunch symposium »), ce qui n’est pas permis, même si l’entreprise ne sponsorise pas l’inscription.

Oui, c’est obligatoire dès qu’une manifestation scientifique organisée par des professionnels de la santé est sponsorisée, peu importe si l’inscription est ou non offerte et même si aucun droit d’inscription n’est demandé. Le formulaire de demande de visa demande d’ailleurs de joindre cette pièce justificative même si l’inscription n’est pas sponsorisée.

Joignez une pièce justificative de ce qui est compris dans le coût de l’inscription (lunch, souper, activité sociale, etc.) et du montant de l’inscription. A défaut de droit d’inscription, joignez une pièce justificative de ce que l’organisateur offre comme hospitalité.

Le document à joindre doit être:

  • soit un printscreen provenant du site internet du congrès (pas d’email ou facture de l’organisateur) (attention: prenez un printscreen suffisamment large que pour y inclure la source du site consulté)
  • soit, à défaut d’informations sur le site du congrès, une déclaration sur l’honneur de l’organisateur détaillant ce que couvre le droit d’inscription (ou à défaut d’inscription, une déclaration sur l’honneur de ce que l’organisateur offre comme hospitalité) en utilisant le modèle suivant: modèle de déclaration sur l’honneur – inscription. Après avoir complété la déclaration, l’organisateur du congrès doit y apposer une signature manuscrite ainsi que le cachet de l’organisation (à défaut de cachet, le document doit être imprimé sur papier-entête de l’organisation), puis convertir le document en format pdf et l’envoyer par email à l’entreprise.

Exemple de ce qui est compris dans l’inscription:

Registration fee includes:
–        Access to the scientific sessions
–        Congress material
–        Lunches on day xyz
–        Diner on day xyz
–        Social activity (cost/pp is … EUR)
–        Welcome reception
–        Etc.

Attention: si la manifestation scientifique est organisée par une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux (même si elle ne concerne pas l’entreprise requérante elle-même), la pièce justificative ne doit pas être jointe. Par contre dans ce cas l’hospitalité doit être détaillée dans la rubrique B4 de la demande de visa (coût des lunch/diner/nuitée).

Les déplacements en train ont lieu au choix en classe économique ou en classe affaire.

Les déplacements en avion ont lieu en principe en classe économique standard. La classe affaire est cependant autorisée si (conditions cumulatives):

  • le professionnel de la santé invité/sponsorisé participe à la manifestation scientifique en qualité de consultant
  • et le vol aller et/ou retour dure a) plus de 6 heures consécutives ou b) plus 6 heures non consécutives, à cause d’une étape, mais hors temps d’attente dans l’aéroport de l’étape (le consultant est en d’autres termes plus de 6 heures dans les airs).

Concernant le sponsoring de frais de transports, une différence est instaurée entre les professionnels de la santé ayant la qualité de participants et ceux ayant la qualité de consultants. Il convient de comprendre ces termes comme suit:

  • participants: professionnel de la santé prenant part à une manifestation scientifique à des fins apprenantes
  • consultants: professionnels de la santé qui, dans le cadre d’une manifestation scientifique, effectuent des prestations scientifiques pour le compte de l’organisateur de la manifestation ou pour le compte d’une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux. Exemples: orateurs, investigateurs, réunion d’experts, etc. La qualité de consultant doit clairement ressortir du dossier (ex.: nom mentionné dans le programme, description de la mission dans la demande).

Voici un résumé de ce qui précède :

* Il doit toujours s’agir d’une classe économique « standard » qui ne comprend pas d’avantages personnels complémentaires (ex. plus d’espace pour les jambes, un verre de champagne, cabine séparée, meilleur repas), sauf motivation justifiée.

Si un vol est sponsorisé, une pièce justificative 1) du coût, 2) de la classe et 3) des jours et heures du vol choisi doit être jointe à la demande de visa.

Cette pièce justificative doit être:

  • soit un prinstcreen provenant d’internet. Sur ce document doivent clairement figurer le coût du ticket d’avion, sa classe (la simple mention d’une lettre (« E » ou « Y ») ne suffit pas) (et si possible le caractère flexible ou non du ticket), ainsi que les jours et heures d’arrivée et de départ. Ces données ne peuvent pas être communiquées via un email de l’agence de voyage, ni via une facture. Une copie d’une réservation définitive n’est pas nécessaire puisque les tickets ne sont réservés qu’une fois le visa de Mdeon reçu.
  • soit une déclaration sur l’honneur complétée par une agence de voyage selon le modèle suivant: modèle de déclaration sur l’honneur-ticket d’avion. Après avoir complété la déclaration, l’agence de voyage doit y apposer une signature manuscrite ainsi que son cachet (à défaut de cachet, le document doit être imprimé sur papier-entête de l’agence), puis convertir le document en format pdf et l’envoyer à l’entreprise par email. Précisons que cette déclaration sur l’honneur ne s’applique donc qu’aux tickets d’avion réservés par agence de voyage ; si l’entreprise réserve un ticket elle-même, il convient de travailler avec un printscreen.

Attention:

  • le coûtdu vol mentionné dans le demande de visa (rubrique B4) doit être identique à celui mentionné sur la pièce justificative et le cas échéant converti en euro;
  • en cas d’utilisation d’un printscreen, tous les éléments susmentionnés doivent y figurer. Il n’est pas possible de travailler avec un autre document en combinaison ;
  • un vol sponsorisé doit toujours partir de la Belgique et revenir vers la Belgique. Seule exception: si le professionnel de la santé est ou doit aller ailleurs pour des raisons professionnelles (par exemple la participation à un autre congrès), ce qui doit alors être motivé et justifié dans la demande de visa. Si par contre le départ depuis ou l’arrivée à l’étranger a lieu pour des raisons privées, le vol pourra seulement être sponsorisé si le ticket n’est pas plus cher (à moins que le professionnel de la santé sponsorisé ne paie le surcoût lui-même).

Les frais d’inscription, de transport, de repas et/ou de logement qui sont strictement limités à la durée officielle de la manifestation. Les frais de transfert locaux entre l’aéroport/gare et l’hôtel/restaurant peuvent également être pris en charge par l’entreprise.

Les frais suivants restent par contre à charge des professionnels du secteur de la santé invités ou sponsorisés: frais de bar à l’hôtel, frais de parking (sauf pour les consultants), coût du passeport ou visa pour entrer en territoire étranger si limités à la durée de la manifestation scientifique, frais d’essence ou de taxi pour les déplacements entre le domicile et l’aéroport ou la gare avant le départ à l’étranger (sauf pour les consultants), snack/lunch/souper à l’aéroport ou pendant les trajets en voiture ou train, etc. Ces frais revêtent en effet un caractère personnel.

En tous les cas, l’hospitalité doit être raisonnable et rester accessoire par rapport à l’objectif scientifique de la manifestation.

Bien entendu. Simplement, les nuitées et repas supplémentaires sont au frais du professionnel du secteur de la santé.

Oui, à condition 1) que les frais de transport ne soient pas supérieurs à ceux qui auraient été acquittés si le professionnel n’avait pas prolongé son séjour (si c’est tout de même le cas, le surcoût est à charge du professionnel du secteur de la santé) et 2) à condition que la durée de cette prolongation soit accessoire par rapport à la durée de la manifestation scientifique.

La grille suivante vous indique dans quel cas la prolongation est accessoire:

L’entreprise doit limiter son intervention à la partie des frais de transport relatifs à la participation à la manifestation scientifique. Concrètement, l’intervention de l’entreprise est limitée à la fraction du coût total obtenue en multipliant les coûts totaux de déplacement par une fraction dont le numérateur correspond à la durée officielle, en (demi)jours, de la réunion scientifique et le dénominateur à la durée totale, également comptabilisée en (demi)jours, du séjour.

Exemple: un médecin participe durant trois jours à une manifestation scientifique à Rome et prolonge ensuite son séjour sur place de trois jours pour des visites privées de la ville. La durée totale de son séjour est de six jours. L’industrie peut uniquement prendre en charge 3/6 ou la moitié des frais de déplacement aller-retour de ce professionnel. L’autre moitié est à la charge du médecin.

Le plus simple est de compter ‘à reculons’. Ex.: les activités scientifiques d’un congrès commencent le lundi 2 mai. Commencez à compter les 15 jours ouvrables à partir du premier jour ouvrable qui précède, soit le vendredi 29 avril. Sautez le lundi 25 avril qui est un jour férié (lundi de Pâques). Le 15e jour ouvrable précédant le jour du début de la manifestation est donc le vendredi 8 avril. La demande peut être introduite ce jour-là compris, au plus tard à minuit heure belge.

Il faut toujours compter à reculons en partant du premier jour d’activités scientifiques, même si les participants ne participent pas à ce jour-là.

Dans les quatre situations suivantes:

  • lorsque la manifestation réunit SUR PLACE au maximum 15 participants et orateurs, toutes nationalités confondues. Attention, il doit s’agir du nombre TOTAL de personnes concernées par la manifestation (participants, orateurs, représentants de l’entreprise, belges et étrangers, toutes sessions confondues, etc.). C’est parce que la manifestation ne concerne que 15 personnes au maximum que le délai d’introduction général de 15 jours ouvrables n’est pas applicable. En effet, la date de la manifestation peut être déterminée beaucoup plus rapidement que lorsqu’un évènement concerne un nombre plus important de personnes
  • lors de la réintroduction d’une demande de visa suite à une modification substantielle (après avoir reçu un visa)
  • lors de la réintroduction d’une demande de visa suite à une décision de refus. Attention, ceci n’est valable que lorsque le dossier refusé a été introduit dans les temps. Il va de soi que si un dossier est refusé parce qu’il n’a pas été introduit en respectant le délai général de minimum 15 jours ouvrables, le demandeur ne peut pas bénéficier du délai réduit à 6 jours ouvrables.
  • lorsque la demande de visa concerne un professionnel de la santé qui participe à la manifestation scientifique concernée en sa qualité (prouvée) de consultant.

Frais de déplacement : si un vol est sponsorisé (aller et/ou retour), la pièce justificative dont question à la FAQ 10.3 doit toujours être jointe.

Frais d’inscription : si une entreprise sponsorise la participation à une manifestation scientifique organisée par des professionnels de la santé, la pièce justificative dont question à la FAQ 9.4 doit toujours être jointe, indépendamment du fait que l’inscription soit ou non sponsorisée et indépendamment du fait qu’une inscription soit ou non demandée.

Si une entreprise sponsorise la participation de professionnels du secteur de la santé à une manifestation scientifique non pas de manière directe mais via une organisation du secteur de la santé (hôpital, association scientifique), il est question de sponsoring indirect de la manifestation scientifique. Dans ce cas, c’est l’organisation du secteur de la santé qui détermine quels professionnels bénéficieront du sponsoring. S’il s’agit du sponsoring de la participation à une manifestation de plusieurs jours (voir FAQ 3), ce sponsoring indirect est soumis à l’obligation de visa et une demande de visa doit être introduite conjointement par l’organisation du secteur de la santé et l’entreprise : l’organisation du secteur de la santé complète la demande de visa, y joint les annexes nécessaires et envoie la demande ensuite à l’entreprise, qui la vérifie, la paie et l’introduit. Pour plus d’information, consultez le mode d’emploi et la brochure à cet égard.

L’Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé (A.F.M.P.S.). Mdeon se limite à assurer un contrôle a priori.

Il convient de prendre contact avec le « Point-Contact » érigé par les autorités (02/524.83.58).

Tant l’entreprise qui sponsorise, que le professionnel du secteur de la santé qui reçoit le sponsoring sont passibles de sanctions pénales (emprisonnement de 1 mois à 1 an et/ou amendes pénales de 1.200 à 90.000 EUR).

Pour que les deux parties concernées (entreprise et professionnel du secteur de la santé) puissent s’assurer que les dispositions légales et déontologiques applicables aient bien été respectées (vu l’existence de sanctions pénales en cas de non-respect de ces dispositions).

Il est donc essentiel que le numéro de visa soit mentionné:

  • dans la correspondance échangée entre les entreprises et les organisateurs en cas de sponsoring de l’organisateur d’une manifestation
  • dans la correspondance échangée entre les entreprises et les professionnels du secteur de la santé en cas de sponsoring direct de participants.
  • Demandez à votre informaticien de faire en sorte que les adresses e-mail info@mdeon.be, visa@mdeon.be, visum@mdeon.be soient acceptées et non considérées comme spam
  • Les touches Ctrl+F5 permettent de rafraîchir le programme
  • N’utilisez jamais le signe « & » dans le titre d’une annexe à joindre à la demande de visa (ni dans le ‘chemin’ menant à ce document dans votre répertoire)
  • Certaines rubriques du formulaire de demande de visa doivent obligatoirement être remplies, sinon le formulaire ne pourra pas être envoyé. Si une de ces rubriques n’est pas applicable à votre cas particulier, mentionnez les lettres « NA » (non applicable) de sorte que la demande puisse partir
  • Les annexes à votre demande de visa ne peuvent dépasser 4 MB par annexe. Si un programme scientifique pèse plus lourd, veuillez le scinder en 2 documents pdf distincts
  • Si vous recevez un message du type « ce site n’est pas sécurisé », c’est que votre navigateur ne dispose pas du certificat de l’émetteur Network Solution utilisé par Mdeon. Pour remédier au problème il convient d’accepter notre certificat en utilisant le lien suivant: Network Solutions Add Trust External CA Root. Cliquez sur « ouvrir » puis sur « Installer le certificat»