Le formulaire de demande de visa (V1) sera prochainement modifié pour être mis en conformité avec le nouvel article 18.2.a) du Code de déontologie de Mdeon.
Concrètement, il vous sera demandé de joindre une pièce justificative si vous sponsorisez un ticket d’avion ou le droit d’inscription à un congrès:
- Ticket d’avion: joignez une pièce justificative du coût et de la classe du ticket d’avion choisi. Il peut s’agir d’un prinstcreen provenant d’internet ou d’un document provenant du programme informatique de l’agence de voyage avec laquelle vous travaillez (pas un email). Sur ce document doivent clairement figurer le coût du ticket d’avion ainsi que sa classe (et si possible le caractère flexible ou non du ticket). Nous n’attendons bien entendu pas de copie d’une réservation définitive puisque vous ne réservez les tickets que lorsque vous avez reçu le visa de Mdeon.
L’objectif de cette pièce justificative est d’éviter que votre dossier ne soit refusé par exemple pour le motif que le coût du ticket d’avion correspond à un ticket en classe business alors que – malgré son coût élevé – vous avez opté pour un ticket en classe économique.
- Inscription à un congrès: joignez une pièce justificative de ce qui est compris dans le coût de l’inscription (lunch, souper, activité sociale, etc.) et du montant de l’inscription. Nous parlons ici uniquement des manifestations scientifiques organisées par des (associations de) professionnels de la santé et non des évènements que votre entreprise organiserait. Le document à joindre peut etre un printscreen provenant du site internet du congrès. A défaut d’informations sur le site du congrès, joignez par exemple un email de l’organisateur détaillant ce que couvre le droit d’inscription. S’il est mentionné que l’inscription donne accès à un « Networking event » ou « Social evening », demandez aux organisateurs de préciser en quoi cette soirée consiste (simple diner, spectacle, activité sociale ou autre).
L’objectif de cette pièce justificative est d’éviter que votre dossier ne soit refusé par exemple pour le motif que certains repas que vous souhaitez offrir sont déjà inclus dans l’inscription.
J’attire votre attention sur le fait que ces annexes sont obligatoires, au meme titre par exemple que le programme scientifique. Le Bureau des visas sera dès lors contraint de déclarer votre dossier incomplet si l’une de ces annexes manque.
Précisons à toutes fins utiles que si vous n’offrez pas l’inscription au congrès ou ne payez pas de ticket d’avion, ces annexes ne doivent bien entendu pas etre jointes.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question à cet égard.